Personvernerklæring

Vikarmelding leveres av Codemore AS. Denne erklæringen beskriver hvordan personopplysninger behandles når du bruker tjenesten eller kontakter oss.

For opplysninger som ansatte sender inn gjennom skolens skjema, er skoleeieren, for eksempel kommunen, fylkeskommunen eller virksomheten som driver en privat skole, behandlingsansvarlig. Codemore AS er databehandler og behandler opplysningene etter kundens instrukser.

Codemore AS er behandlingsansvarlig for opplysninger vi bruker til å håndtere kundehenvendelser, administrere kundeforhold og ivareta sikkerheten på nettstedet.

Skjema for vikarmeldinger

Hver kunde får et skjema tilpasset skolens behov. Opplysningene som behandles, varierer derfor mellom skolene.

Skjemaene inneholder som et minimum navn og vikardato. De kan også inneholde:

• Økter, klasse, rom og fag.
• Undervisningsopplegg og andre beskjeder.
• Opplastede filer.
• Valg av mottaker.
• E-postadresse dersom brukeren ønsker en kopi.

Navn, vikardato og øvrige obligatoriske felt er nødvendige for å behandle en innsending i tjenesten. Obligatoriske felt fremgår av skjemaet. Hvis disse ikke fylles ut, kan skjemaet ikke sendes inn. Skoleeieren avgjør hvilke opplysninger som kreves som del av skolens rutiner. Det er valgfritt å be om en kopi på e-post og å fylle ut valgfrie felt.

Innlogging med Feide

Ved innlogging med Feide bruker vi navn, organisasjonstilhørighet og ansattilhørighet for å kontrollere at brukeren har tilgang til riktig skoles skjema. Navnet brukes også til å forhåndsutfylle navnefeltet.

Navn, organisasjonstilhørighet og nødvendig innloggingsinformasjon oppbevares i sesjonen. Innloggingshendelser registreres også i sikkerhetsloggen med brukeridentifikator, organisasjonstilhørighet, IP-adresse og nettleserinformasjon.

Kundeopplysninger

Om kunder lagrer vi organisasjonsnavn, organisasjonsnummer, skjemaoppsett og navn og e-postadresser til konfigurerte mottakere.

Henvendelser og prøveperiode

Når du kontakter oss eller ber om en prøveperiode, behandler vi kontaktopplysningene og informasjonen du oppgir.

Tekniske opplysninger

For sikkerhet, drift og feilsøking registrerer vi enkelte tekniske opplysninger, som IP-adresse, nettleserinformasjon, innloggingshendelser og behandlings- og leveringsstatus for e-post.

Innsending og utsending

Opplysningene i skjemaet brukes til å formidle vikarbehov, undervisningsopplegg og annen relevant informasjon til skolens vikaransvarlige.

Når et skjema sendes inn:

• PDF-en og eventuelle vedlegg lagres midlertidig.
• En e-post med tidsbegrensede nedlastingslenker sendes til mottakerne som følger av skolens oppsett og eventuelle mottakervalg i skjemaet.
• Dersom brukeren ber om en kopi, sendes den også til adressen brukeren oppgir.

Nedlastingslenkene gir tilgang til filene så lenge lenkene er gyldige. E-postene og lenkene bør derfor bare deles med personer som skal ha tilgang til informasjonen.

Sikkerhet og feilsøking

Tekniske opplysninger brukes til å sikre tjenesten, undersøke feil og følge opp behandlingen og leveringen av vikarmeldinger.

Skolens skjema

Skoleeieren fastsetter formålet og behandlingsgrunnlaget for opplysninger som behandles gjennom skolens skjema. Codemore AS behandler disse opplysningene etter skoleeierens instrukser og databehandleravtalen.

Codemore AS som behandlingsansvarlig

For behandling der Codemore AS selv er behandlingsansvarlig:

For kundehenvendelser og kontaktopplysninger til representanter hos kunder og potensielle kunder bygger behandlingen på vår berettigede interesse i å besvare henvendelser, gi informasjon om tjenesten og administrere kundeforhold, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

For sikkerhetslogging bygger behandlingen på vår berettigede interesse i å beskytte tjenesten og brukernes opplysninger, forebygge misbruk og undersøke feil og sikkerhetshendelser, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi begrenser opplysningene og lagringstiden til det som er nødvendig for disse formålene.

Personopplysninger i fakturaer og regnskapsbilag behandles og oppbevares for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter bokføringsregelverket.

Vikarmelding benytter følgende tjenesteleverandører:

• Feide (Sikt): innlogging og kontroll av ansattrolle og organisasjonstilhørighet. Se Feides personvernerklæring.
• Laravel: Laravel Cloud brukes til hosting og lagring av tjenestens data. Applikasjonen driftes i Frankfurt, Tyskland. Laravel Nightwatch brukes til driftsoppfølging, logging og feilsøking. Se Laravel Trust Center for informasjon om sikkerhet, personvern og databehandleravtaler.
• Resend (Plus Five Five, Inc.): utsending av e-post og behandling av informasjon om leveringsstatus. Resend behandler mottakeradresser og e-postinnhold, blant annet navn, vikardato og nedlastingslenker. Se Resends databehandleravtale og Resends personvernerklæring.
• Microsoft (Microsoft 365): behandling og lagring av kundehenvendelser og annen kundekorrespondanse på e-post. Se Microsofts databehandleravtale.
• Cloudflare: Turnstile for botbeskyttelse på den offentlige demoen og på kundeskjemaer når dette er avtalt og aktivert. Se Cloudflares databehandleravtale.

Databehandleravtaler

Databehandleravtaler med Laravel, Cloudflare, Resend og Microsoft inngår i tjenesteavtalene med leverandørene.

E-postregion og lagringssted

Vi bruker Resends utsendingsregion i Irland (eu-west-1). Regionen bestemmer hvor e-post sendes fra. Resend lagrer e-postinnhold og leveringslogger i USA, også når e-post sendes fra Irland. Se Resends informasjon om regioner og Resends personverninformasjon.

Overføring utenfor EØS

Eventuelle overføringer av personopplysninger til land utenfor EØS reguleres av leverandørenes databehandleravtaler og må ha et gyldig overføringsgrunnlag. EU–U.S. Data Privacy Framework kan benyttes for overføringer til USA når mottakeren har gyldig sertifisering og behandlingen omfattes av ordningen. Et annet overføringsgrunnlag er EUs standard personvernbestemmelser (SCC), med nødvendige supplerende tiltak.

Resend deltar i EU–U.S. Data Privacy Framework. Overføringene til USA omfattes av denne ordningen og av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) i Resends databehandleravtale. Se også Resends informasjon om overføringsgrunnlag.

Laravel opplyser også om deltakelse i EU–U.S. Data Privacy Framework. Sertifiseringen beskriver et mulig overføringsgrunnlag og betyr ikke i seg selv at opplysninger hos Laravel overføres til USA. Se Laravel Trust Center for informasjon om behandling og overføring av opplysninger.

Vikarmeldinger og filer

Vikarmeldinger, genererte PDF-er, vedlegg og tilknyttede opplysninger i tjenestens aktive system slettes automatisk dagen etter registrert vikardato. Nedlastingslenkene utløper når vikardatoen er passert.

Ubrukte midlertidige opplastinger slettes gjennom periodisk opprydding når de har blitt eldre enn 24 timer.

Slettingen i Vikarmelding omfatter ikke e-post eller filer mottakerne allerede har lastet ned. Skoleeieren og mottakerne er ansvarlige for håndteringen av disse kopiene.

Sikkerhetskopier

Databasesikkerhetskopier hos Laravel Cloud oppbevares i 7 dager. Opplysninger som er slettet fra den aktive databasen, kan derfor fortsatt finnes i eldre sikkerhetskopier frem til disse utløper. Fillagringen hos Laravel Cloud sikkerhetskopieres ikke.

Logger og driftsdata

Tekniske logger hos Laravel Cloud oppbevares i 7 dager.

Tekniske logger hos Laravel Nightwatch oppbevares i 90 dager.

Resend oppbevarer e-postinnhold og leveringslogger i 30 dager på standardabonnementene Free, Pro og Scale. Sikkerhetskopier oppbevares i 7 dager. Ved avslutning av Resend-kontoen slettes gjenværende kundedata innen 90 dager. Automatisk sletting i Vikarmelding omfatter ikke opplysningene hos Resend, som følger leverandørens lagringstider. Se Resends informasjon om lagring og sletting.

Turnstile-statistikk er tilgjengelig for oss i 7 dager. Cloudflare fastsetter lagringstiden for underliggende tekniske opplysninger ut fra behandlingsformålet og eventuelle rettslige plikter. Se Cloudflares personverninformasjon for Turnstile.

Aktivitetslogger for innlogging, administrasjon, innsending av skjema og opplasting av filer slettes automatisk etter 30 dager.

Samlet statistikk

Vi kan beholde samlet statistikk om antall innsendinger og behandlingsresultater. Denne statistikken inneholder ikke skjemainnhold, navn på avsendere eller mottakeradresser.

Kundeopplysninger og henvendelser

Informasjon knyttet til organisasjoner med kundeavtale slettes når avtalen opphører, med unntak av opplysninger vi må oppbevare etter loven.

Kundehenvendelser slettes senest 12 måneder etter at henvendelsen er avsluttet. Korrespondanse som er nødvendig for å administrere et løpende kundeforhold, oppbevares så lenge kundeforholdet varer. Opplysninger vi må oppbevare etter loven, beholdes i den lovpålagte perioden.

Vi bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging, sesjonshåndtering og teknisk drift. Disse brukes ikke til markedsføringssporing.

Når Turnstile er aktivert, behandler Cloudflare tekniske opplysninger for å beskytte skjemaet mot automatisert misbruk.

Avhengig av behandlingen og vilkårene i regelverket kan du ha rett til:

• Innsyn i dine personopplysninger.
• Retting av uriktige opplysninger.
• Sletting eller begrensning av behandlingen.
• Å protestere mot behandlingen.
• Dataportabilitet der denne retten gjelder.

For opplysninger i skolens skjema kan du kontakte skoleeieren. Du kan også kontakte oss, så hjelper vi med å videreformidle henvendelsen.

Retten til å protestere

Når Codemore AS behandler opplysninger på grunnlag av berettiget interesse, kan du protestere mot behandlingen av grunner knyttet til din særlige situasjon. Kontakt oss på [email protected], så vurderer vi innsigelsen. Du kan også kontakte oss for mer informasjon om interesseavveiningene som ligger til grunn for behandlingen.

Du har rett til å klage til Datatilsynet.

For spørsmål om personvern eller hjelp med å utøve dine rettigheter, kontakt Codemore AS på [email protected].

Erklæringen oppdateres ved behov. Ved vesentlige endringer varsler vi berørte kunder via e-post eller i tjenesten. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble oppdatert.