Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Vikarmelding samler inn og behandler personopplysninger i forbindelse med bruk av tjenesten.

Vi tar personvernet ditt på alvor og behandler personopplysninger i tråd med gjeldende regelverk, inkludert personvernforordningen (GDPR).

Tjenesten er levert av Codemore AS.

Alle kunder med avtale hos oss får et skreddersydd skjema til sine behov. Det betyr at informasjonen som kan fylles inn i skjemaet varierer fra kunde til kunde.

Skjemaene inneholder som et minimum navn og vikariatdato. Utover dette så kan et skjema for eksempel inneholde hvilken økter det trengs vikar for, vikaropplegg i tekstform, opplastede filer osv.

Vi tilbyr innlogging med Feide for å sikre skjemaene mot misbruk. Fra Feide henter vi kun organisasjonstilhørighet og navn. Organisasjonstilhørighet brukes for å sikre tilgang til riktig skjema. Navnet brukes for å forhåndsutfylle navn i skjemaet. Begge opplysningene brukes bare i innloggingsøyeblikket og lagres ikke på server.

Om kunder lagrer vi navn på organisasjon, organisasjonsnummer samt navn og e-post til vikaransvarlige.

Informasjonen som sendes inn via vikarskjemaer brukes på følgende måte:

• Det produseres en PDF basert på informasjonen som er meldt inn.
• PDF-en, samt eventuelle vedlegg, lastes opp til en tilgangskontrollert og kryptert server.
• PDF-en og eventuelle vedlegg blir lagt ved som nedlastbare lenker i en e-post som sendes til vikaransvarlig.

Codemore AS har en avtale med hver enkelt kunde om å formidle vikarbehov fra ansatte til vikaransvarlig. Når en ansatt sender inn et vikarskjema, bruker vi opplysningene for å gjennomføre denne formidlingen på en sikker og effektiv måte.

Behandlingen av opplysningene er nødvendig for å oppfylle formålet med avtalen mellom Codemore AS og kunden. Når ansatte sender inn opplysninger via skjemaet, er det kunden som er behandlingsansvarlig for disse personopplysningene. Codemore AS fungerer som databehandler, og behandler opplysningene kun etter instruks fra kunden.

Vikarmelding benytter følgende tjenesteleverandører:

• Laravel Cloud: server i Frankfurt, Tyskland. Se Laravel Trust Center for databehandleravtale og informasjon om GDPR og sertifiseringer.
• Mailgun: e-postbehandling. Se Mailgun GDPR og Mailgun DPA for mer informasjon.
• Mailgun og Laravel er EU-U.S. DPF-sertifisert. Dette innebærer at enkelte personopplysninger kan behandles i USA på et overføringsgrunnlag godkjent av EU-kommisjonen. Mer informasjon hos Datatilsynet.
• Turnstile fra Cloudflare: brukes på skjemaer som ikke er beskyttet med autentisering, som for eks. demo-skjemaet og bestillings-skjemaet. Turnstile brukes ikke for skjemaer til kunder, om ikke annet er avtalt. Cloudflare DPA.

• All informasjon som sendes inn i vikarskjemaer blir automatisk slettet fra våre servere dagen etter registrert vikardato.
• Informasjon relatert til organisasjoner med kundeavtale blir slettet fra våre systemer når kundeavtalen opphører.

Vi bruker kun nødvendige sesjons-cookies for sikker pålogging og teknisk drift. Disse er ikke koblet til sporing eller markedsføring.

I tillegg lagres en innstilling for lyst/mørkt utseende lokalt i nettleseren din (localStorage), som ikke sendes til våre servere.

Etter personvernforordningen (GDPR) har du rett til å:

• Be om innsyn i dine personopplysninger.
• Be om retting av uriktige opplysninger.
• Be om sletting av opplysninger.
• Klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen ikke skjer i tråd med regelverket.

For å utøve dine rettigheter, ta kontakt med oss på [email protected].

Denne erklæringen kan bli oppdatert ved behov. Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg via e-post eller i tjenesten. Datoen øverst på siden viser når erklæringen sist ble oppdatert.

For spørsmål om personvern eller for å utøve dine rettigheter, ta kontakt med oss på [email protected].